Ouverture au public : 9h-12h et 14h-17h
Les missions
Basé à Hénin Beaumont, le siège de l’Apei – Les Papillons Blancs d’Hénin Carvin a été autorisé par décision du Directeur Général de l’ARS Hauts de France et du Président du Conseil Départemental du Pas de Calais.
Depuis 2003, le siège social se situe à la croisée du chemin entre la Vie Associative et la fonction gestionnaire.
Dans une relation de confiance, de transparence et de loyauté entre les instances politiques et les équipes de professionnels, le siège et la direction générale pilotent et contrôlent l’ensemble des activités de l’Association.
Instance de coordination, de décision organisationnelle et fonctionnelle des dispositifs d’accompagnement, le siège s’entend comme le lieu où sont prises les décisions à caractère stratégique pour l’Association. Le siège a à ce titre la responsabilité de mettre en œuvre le projet associatif et le projet stratégique dans l’esprit et les valeurs de ces derniers.
Le siège a ainsi un rôle d’appui-conseil, d’expertise, et de contrôle interne en matière de gestion. Il pilote la gestion des ressources humaines et financières, la démarche qualité, la gestion de projets et de l’innovation, la gestion du patrimoine et de la sécurité, le système d’information, la politique RSO, la communication interne et externe et la coordination sur la thématique de la Santé. Il assure la représentation politique de l’Association et développe des partenariats.
Plateforme d’appui, de conseil et de services centraux, il a également pour mission d’être au service des dispositifs d’accompagnement via les « services supports ». Il est ainsi un espace d’écoute, de dialogue et de prise en compte de l’expression des besoins, des préoccupations et des réflexions de toutes les parties prenantes (personnes accompagnées, administrateurs, adhérents, familles, professionnels, partenaires). Il est également un instrument d’animation et de communication sur le sens de la mission du siège auprès des parties prenantes.
La dynamique du siège repose sur une capacité de réactivité face aux situations mais aussi sur une logique d’anticipation et de projection fondée sur une vision d’évolution de l’association.
Ainsi, le siège social, pilote et chef d’orchestre associatif, a une triple vocation :
Le siège, soutien au fonctionnement de la Vie associative et de ses instances politiques
A ce titre, il a pour missions de :
- Assurer l'administration de l'Association
- Favoriser les liens entre les adhérents et le conseil d’administration
- Être un relais entre les Instances Nationales, Régionales et Départementales du Mouvement Parental et les besoins des familles et des personnes accompagnées,
- Participer à toutes démarches visant à représenter les intérêts des personnes en situation de handicap et de leurs familles,
- Mettre en œuvre et assurer le suivi du Projet Associatif.
Le Siège, pilote de la stratégie et de la performance en sa qualité de gestionnaire de dispositifs d’accompagnement de personnes en situation de handicap
A ce titre, il a pour missions de :
- Décliner les orientations stratégiques de l’association en objectifs et en chantiers opérationnels auprès de l’ensemble des établissements et services.
- Mettre en œuvre et assurer le suivi des Contrats Pluriannuels d’Objectifs et de Moyens,
- Animer, piloter, coordonner, arbitrer, contrôler, réguler,
- Assurer l’interface entre les instances politiques associatives et les directions de Pôle,
- Développer la transversalité entre les établissements et services,
- Rechercher et développer les partenariats et le travail en réseau avec les organismes extérieurs,
- Être l’interlocuteur privilégié des Administrations et des Autorités de Tarification et de Contrôle,
- Assurer les fonctions supports en tenant compte des politiques associatives
Le Siège, pôle mutualité de prestations
En sa qualité de gestionnaire de dispositifs d’accompagnement et au regard des choix d’organisation de l’association, le siège assure des prestations directes aux ESMS. A ce titre, des professionnels du siège assurent les missions opérationnelles suivantes pour le compte des ESMS :
- Gestion centralisée de processus RH : recrutement, paie, contrat de travail, formation, contentieux…
- Gestion centralisée de processus financiers : trésorerie, investissements, EPRD, ERRD, gestion des indemnités de fin de carrière, charges sociales et fiscales…
- Gestion centralisée de processus HSE : bilan annuel CSSCT, DUERP, RGPD, suivi des contrôles réglementaires, suivi des plans sanitaires, suivi des habilitations des professionnels…
- Réalisation de prestations qui concourent à des économies d’échelle : consultation sur la restauration collective, sur la fourniture de gaz, sur la fourniture d’électricité, sur les prestations de maintenance liées au chauffage, sur la téléphonie, les extincteurs, le système de surveillance des locaux, les alarmes…
- Gestion en lien avec le système d’information : achats centralisés, maintenance informatique, matériel informatique, logiciels, nouvelles technologies de l’information et de la communication, connexions informatiques...
- Prestations directes du Coordonnateur en santé dans le cadre du parcours de soins de personnes accueillies au sein des ESMS
- Gestion de la communication interne et externe : community management, évènementiel, supports de communication, valorisation des pratiques des ESMS…
Une équipe au service des missions du siège
